Handleiding Workshop Locaties

8.1Overzicht van de e-mails

E-mail	Aan	Wanneer
Workshop: reserveringsbevestiging	Klant	Na een bestelling met alleen workshops. Betaald: “Je reservering is bevestigd”. Nog niet betaald (bijvoorbeeld overboeking): “We hebben je reservering ontvangen”, met betaalinstructies. Na betaling volgt de bevestiging.
Workshop: herinnering	Klant	X dagen vooraf (standaard 2), met route, praktische info en de QR-code. Ook handmatig te sturen.
Workshop: wijziging	Klant	Als je datum, tijd of locatie aanpast (met vinkje), het adres van een locatie wijzigt of iemand omboekt.
Workshop: wachtlijst	Wachtende	Bij een vrijgekomen plek of een nieuwe datum.
Workshop: follow-up	Klant	X uur na afloop (instelbaar) of handmatig: een bedankje met een knop voor een beoordeling.
Workshop: gaat niet door	Klant	Als je een sessie annuleert, met je eigen bericht.
Workshop: gaat toch door	Klant	Als je de annulering van een sessie ongedaan maakt, met alle gegevens en je eigen bericht.
Workshop: minimum niet gehaald	Beheer	Een paar dagen vooraf als een sessie onder het minimum zit. Ontvangers zijn in te stellen.
Workshop: deelnemerslijst voor docent	Docent	X dagen vooraf (standaard 2), of handmatig. Met een optionele kopie naar jezelf.
Pakketmaker: nieuw pakket	Pakketmaker	Zodra er een DIY-pakket gemaakt moet worden (betaald, of afhalen met “Betalen bij ophalen”). Alleen aan pakketmakers met “Mail bij elk nieuw pakket”.
Pakketmaker: dagoverzicht	Pakketmaker	Eén keer per dag (tijdstip instelbaar, standaard 07:00) alles wat openstaat. Alleen aan pakketmakers met “Dagelijks overzicht”, en alleen als er iets is.
Pakketmaker: paklijst onderweg	Pakketmaker	Als er een paklijst naar hun afhaalpunt is geprint, met de pakketten die eraan komen.
DIY-pakket: klaar om op te halen	Klant	Als je een afhaalbestelling met een DIY-pakket op Voltooid zet, met de afhaallocatie, openingstijden en een QR-code. Vervangt dan de WooCommerce-mail “Je bestelling is onderweg”. Ook handmatig te sturen.

Bij een DIY-pakket gaan de gewone bestelmails van WooCommerce mee. De plugin zet daar het blok met de handleiding en video in (7.10). Alleen bij het voltooien van een afhaalbestelling gaat de eigen mail “klaar om op te halen” in plaats van “Bestelling voltooid”.

8.2Mail “klaar om op te halen”

De WooCommerce-mail bij een voltooide bestelling zegt “Je bestelling is onderweg” en “Er komen goede dingen jouw kant op”. Dat past niet bij een pakket dat de klant komt ophalen. Daarom stuurt de plugin bij een afhaalbestelling met een DIY-pakket zijn eigen mail, en niet die van WooCommerce.

Onderwerp en kop	Standaard “Je bestelling ligt klaar om op te halen” en “Klaar om op te halen”.
Tekst	De tekst na “Hoi …,”. Gebruik {voornaam}, {locatie}, {adres}, {openingstijden}, {bestelnummer} en {datum} (de gekozen datum bij een DIY-workshop met data). Standaard staat er “Je kunt je pakket ophalen vanaf {datum}.” in. Een regel met een lege plaatshouder (bijvoorbeeld een pakket zonder datum, of een locatie zonder openingstijden) laat de plugin weg. Heb je de tekst eerder zelf aangepast zonder {datum}, dan zet de plugin de datum er als aparte regel onder.
QR-code	Zet een QR-code in de mail die je bij het ophalen scant (9.14). Standaard aan.
Tekst bij de QR-code	Standaard “Laat deze code zien als je je bestelling komt ophalen.”
Extra tekst	Onderaan de mail, standaard “Veel plezier met je workshop!”.

Zet je de mail uit, dan gaat weer de gewone WooCommerce-mail. Opnieuw sturen kan bij de bestelling via Bestellingsacties → DIY-pakket: mail “klaar om op te halen” sturen.

8.3E-mails aanpassen

1. Ga naar WooCommerce → Instellingen → E-mails.
2. Klik bij de mail op Beheren.
3. Zet de mail aan of uit en pas het onderwerp, de kop en de extra tekst aan. Gebruik placeholders als {workshop}, {order_number} en {site_title}.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

8.4Voorbeelden